Política Whistleblowing

1. Preâmbulo

O Grupo Servizi Itália Brasil, composto pelas sociedades SRI EMPREENDIMENTOS E PARTICIPAÇÕES LTDA. (“SRI”), inscrita no CNPJ/ME sob o nº 15.328.663/0001-07, com sede na Rodovia Raposo Tavares, Km 58,2, s/n, parte, Bairro Taboão,  Município de São Roque, Estado de São Paulo, CEP 18131-220, Lavsim Higienização Têxtil S.A. (“Lavsim”), inscrita no CNPJ/ME sob o nº 03.545.820/0001-57, com sede na Rodovia Raposo Tavares, Km 58,2, Bairro Taboão, CEP 18131-220, Município de São Roque, Estado de São Paulo, Maxlav Lavanderia Especializada S.A. (“Maxlav”), inscrita no CNPJ/ME sob o nº 15.046.859/0001-09, com sede na Rua Vigato nº 520, Distrito Industrial, CEP 13820-000, município de Jaguariúna, Estado de São Paulo, VIDA LAVANDERIAS ESPECIALIZADA S.A. (“Vida”), inscrita no CNPJ/ME sob o n° 12.403.498/0001-12, com sede na Rua Joaquim Justo da Silva, nº203, Galpão 4, Jardim Vilaça, município de São Roque, Estado de São Paulo, CEP 18135-165, e AQUALAV SERVIÇOS DE HIGIENIZAÇÃO LTDA. (“Aqualav”), inscrita no CNPJ/ME sob o n° 05.654.916/0001-89, com sede no município de Poá, Estado de São Paulo, à Rua João Godoy, n° 200, bairro Biritiba, CEP 08560-590, adotou um Procedimento de Whistleblowing, ou seja, um canal de comunicação específico para o recebimento de denúncias relacionadas a violações ao Código de Conduta, à Política Interna das Empresas do grupo Servizi Italia Brasil, à Lei Geral de Proteção de Dados (“LGPD’”) e Diretrizes Anticorrupção, de forma a garantir o sigilo e o anonimato do denunciante (doravante, o “Procedimento”).

(SRI, Lavsim, Maxlav, Vida e Aqualav doravante, quando mencionadas em conjunto, denominadas o “Grupo Servizi Italia Brasil”)

2. Finalidade e Escopo

O objetivo deste Procedimento é definir um sistema que visa permitir a denúncia, por empregados (em qualquer nível hierárquico), membros do conselho de administração e diretoria e terceiros que se relacionam com as empresas do Grupo Servizi Italia Brasil, de: (i) fenômenos ilegais e condutas suspeitas; (ii) irregularidades na conduta das empresas; (iii) supostos e reais atos de corrupção; (iv) qualquer violação ou deficiência relativa ao sistema de gestão para a prevenção da corrupção; (v) atos ou fatos que possam constituir uma violação das normas, internas e externas, que regem a atividade do Grupo Servizi Italia Brasil, incluindo, mas não se limitando, ao Código de Conduta, Diretrizes Anticorrupção; na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD); Política Interna.

Em particular, o documento visa descrever:

• papéis e responsabilidades dos órgãos sociais de cada uma das empresas do Grupo Servizi Italia Brasil e funções dos envolvidos na gestão de denúncias;
• canais disponibilizados para denúncia de supostas anomalias ou violações de empregados, colaboradores, membros de órgãos sociais ou terceiros;
• escopo objetivo e conteúdo da denúncia;
• questões de notificação e formas relevantes de proteção;
• a forma como a denúncia é gerida e o procedimento que ocorre quando uma denúncia é realizada;
• como informar ao denunciante e ao denunciado sobre o andamento do procedimento.

Além disso, este Procedimento, visa também:

1. a) garantir a confidencialidade e o anonimato dos dados pessoais do denunciante e do suposto responsável pela violação, sem prejuízo das regras que regem as investigações ou procedimentos instaurados pelas autoridades judiciárias relacionadas aos fatos denunciados;
2. b) proteger adequadamente o denunciante contra conduta retaliatória e/ou discriminatória direta ou indireta por motivos direta ou indiretamente relacionados à denúncia;
3. c) assegurar um canal específico, independente e autônomo de denúncia.

Este Procedimento se aplica ao Grupo Servizi Italia Brasil, que fará o possível para que todas as empresas do grupo mantenham um sistema adequado e funcional para relatar violações de acordo com este Procedimento.

O documento é aprovado em reunião do Conselho Administrativo das sociedades anônimas e por resolução dos sócios da sociedade empresária limitada, conforme aplicável. Para garantir a máxima circulação, será enviado aos membros do Conselho de Administração, Diretoria, principais gerentes das empresas do Grupo Servizi Italia Brasil e, ao mesmo tempo, será publicado no site institucional.

3. Princípios de Referência

As pessoas envolvidas no Procedimento operam em conformidade com o sistema regulamentar e organizacional, bem como com os poderes e delegações internas e são obrigadas a observar as leis e regulamentos em vigor e agir de acordo com os princípios a seguir enunciados.

• Rastreabilidade – As pessoas envolvidas com o recebimento e investigação das denúncias devem garantir, cada um no âmbito de sua competência, a rastreabilidade das atividades e documentos relacionados ao processo, garantindo a identificação e reconstrução das fontes, elementos de informação e controles realizados para suporte às atividades.
• Segregação de tarefas e atividades – O Procedimento prevê a segregação de tarefas e responsabilidades, entre ou dentro de unidades organizacionais distintas, para evitar que atividades incompatíveis se concentrem em responsabilidades comuns.
• Cumprimento das leis e coerência com o quadro regulamentar de referência – O sistema de Denúncia de Violações é definido em conformidade com a leis, regulamentos e melhores práticas nacionais aplicáveis bem como com as normas internas elaboradas pelo Grupo Servizi Italia Brasil.
• Confidencialidade – Sem prejuízo da transparência das atividades desenvolvidas e das obrigações de informação impostas pelas disposições em vigor, as pessoas que atuam no processo de prevenção e gestão do evento ilegal garantem a confidencialidade exigida pelas circunstâncias para cada notícia/informação apreendida em razão do desempenho das suas funções.
• Conflito de interesses – As pessoas envolvidas atuam com suas contrapartes em relações pautadas nos mais elevados níveis de ética de conduta, em cumprimento ao Código de Conduta, evitando tomar decisões e desenvolver atividades, mesmo que potencialmente conflitantes com os interesses do Grupo Servizi Italia Brasil ou, em qualquer caso, em conflito com suas funções.
• Conduta anticorrupção – O Grupo Servizi Italia Brasil proíbe a prática de condutas ativas (oferecer, prometer, conceder, pagar, autorizar alguém a fornecer ou pagar, direta ou indiretamente, benefícios materiais, vantagens econômicas ou outros benefícios a um Funcionário Público, partidos políticos, fundações políticas ou indivíduos) e de condutas passivas (aceitar ou autorizar alguém a aceitar, direta ou indiretamente, vantagens econômicas ou outros benefícios ou pedidos ou solicitações de vantagens econômicas ou outros benefícios de um Funcionário Público, partidos políticos, fundações políticas ou indivíduos). O Grupo Servizi Italia Brasil também condena veementemente as circunstâncias de “má administração”, nas quais o pessoal da administração pública esteja ou possa ser indevidamente condicionado por meio de pagamentos de facilitação, independentemente de tal ação ter sido bem-sucedida ou se permanecer no nível de tentativa.
• Conduta antitruste – O Grupo Servizi Italia Brasil atua em total conformidade com as leis antitruste nacionais, para proteger a concorrência e o mercado livre, ao mesmo tempo que coopera de boa-fé com as autoridades de concorrência nacionais. O Grupo Servizi Italia Brasil acredita que uma conduta que cumpre e respeita o direito de concorrência garante uma dinâmica competitiva adequada ao mercado e promove a qualidade e eficiência na condução dos negócios e na gestão das relações com os demais operadores do mercado.
• Responsabilidade da gestão – A gestão, no âmbito das funções abrangidas e na prossecução dos respetivos objetivos, garante a aplicação deste Procedimento para as atividades que lhe competem, participando ativamente em seu funcionamento adequado.
• Fluxo de comunicação e informação – o órgão envolvido no recebimento e apuração das denúncias recebe as informações necessárias para o cumprimento de suas responsabilidades.
• Conhecimento e sensibilização – o Procedimento representa um elemento fundamental para garantir a plena consciência para um controle eficiente dos riscos e suas inter-relações, e para orientar as mudanças de estratégia e contexto organizacional.
• Cultura de risco e controle – O processo de prevenção e gestão de evento ilegal dissemina a cultura de risco e controle, entendida como o conjunto de regras de conduta que determinam a capacidade coletiva e individual de identificar, mensurar e mitigar riscos atuais e futuros para a organização.
• Garantia de confidencialidade dos dados pessoais e proteção do denunciante e do denunciado – Todas as pessoas que recebem, examinam e avaliam as denúncias, a pessoa responsável pelo sistema de denúncias e qualquer outra pessoa envolvida no processo de gestão das denúncias, são obrigadas a garantir máxima confidencialidade sobre os fatos relatados, a identidade do denunciante e do denunciado que, em qualquer caso, está devidamente protegido de retaliação, discriminação ou conduta injusta.
• Proteção do sujeito denunciado de denúncias de “má-fé” – Todos os sujeitos, colaboradores do Grupo Servizi Italia Brasil, são obrigados a respeitar a dignidade, a honra e a reputação de cada um. Para tanto, o sujeito da denúncia deve declarar se possui interesse particular relacionado à denúncia. De forma mais geral, o Grupo Servizi Italia Brasil garante proteção adequada contra denúncias de “má-fé”, censurando condutas semelhantes e informando que denúncias enviadas com o objetivo de prejudicar ou de outra forma causar prejuízo, bem como qualquer outra forma de abuso deste documento, são fonte de responsabilidade, escritórios de disciplinas e outros competentes.
• Imparcialidade, autonomia e independência de julgamento – Todas as pessoas que recebem, examinam e avaliam denúncias cumprem os requisitos morais e profissionais e zelam por manter as necessárias condições de independência e objetividade, competência e diligência no exercício de suas atividades.

4. Governança do Procedimento

O recebimento das denúncias referidas neste Procedimento é confiado a um consultor jurídico externo não funcionário, que ocupará a “Função Compliance” (“FC”).

A função responsável pela elaboração, atualização, divulgação e publicação do Procedimento é do Conselho de Administração de cada uma das empresas do Grupo Servizi Italia Brasil ou pelos Sócios, conforme aplicável.

5. Sistema de denúncia de violações

Com este Procedimento, o Grupo Servizi Italia Brasil define um sistema de denúncia de violações e aspectos organizacionais e processuais relevantes e, em particular, as pessoas que podem ativar este sistema, as violações que são objeto da denúncia, canais disponibilizados para realizar as denúncias, as atividades de gestão das denúncias, as proteções para o denunciante e o denunciado, a denúncia.

5.1 Pessoas envolvidas

De acordo com o quadro legal e regulamentar atual e em linha com as melhores práticas, o sistema de denúncias pode ser ativado pelas seguintes partes (“Partes Denunciantes“):

• colaboradores (qualquer tipo de contrato) do Grupo Servizi Italia Brasil e aqueles que, em todo o caso, operem com base em relações que determinam sua inserção na organização das empresas, ainda que sob forma diversa da relação de trabalho;

• membros dos órgãos sociais;
• terceiros que tenham relações comerciais e relacionamentos com o Grupo Servizi Italia Brasil (ex.: clientes, fornecedores, consultores).

Os relatórios podem abranger os seguintes assuntos (“Assuntos Denunciados“):

• colaboradores (conforme definido acima);
• membros dos órgãos sociais;
• Empresas do Grupo Servizi Italia Brasil, no âmbito das atividades desenvolvidas e regidas por quaisquer acordos entre empresas;
• terceiros (ex.: fornecedores, consultores, colaboradores), que podem resultar direta ou indiretamente em danos econômicos, financeiros e/ou de imagem para o Grupo Servizi Italia Brasil.

5.2 Assunto da denúncia

Os assuntos identificados acima estão sujeitos a denúncias de conduta ilegal ou violação do Código de Conduta e dos procedimentos internos adotados pelo Grupo Servizi Italia Brasil, violações às Diretrizes Anticorrupção, Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), tentativa, atos de corrupção presumidos e reais, bem como qualquer violação ou deficiência relacionada ao sistema de gestão para prevenção da corrupção.

As denúncias, portanto, a título de exemplo apenas, mas não exaustivas, podem incidir sobre:

• conflitos de interesse;
• violação dos princípios de imparcialidade, transparência, justiça, profissionalismo;
• violações relacionadas à proteção da saúde e segurança dos trabalhadores;
• Violação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
• conduta que não esteja de acordo com os deveres expressos no Código de Conduta;
• tentativa, alegação e prática de atos de corrupção;
• uso indevido dos ativos da empresa;
• atividades ilegais e/ou fraudulentas em prejuízo dos clientes ou do patrimônio da empresa em geral.

5.3 Processo de gestão de denúncias

Qualquer parte interessada que detecte uma alegada irregularidade e/ou violação das regras (leis, regulamentos, estatuto social ou contrato social, código de conduta, diretrizes anticorrupção) que possa prejudicar clientes, colaboradores, acionistas, outras partes interessadas e/ou a reputação do Grupo Servizi Italia Brasil, deverá encaminhar sua denúncia para o seguinte e-mail: patricia.morera@servizitaliagroup.com.br, que ocupará a Função Compliance (“FC”).

Caso não haja possibilidade de uso dos canais listados acima, a denúncia poderá ser enviada por correios, para o endereço: Rodovia Raposo Tavares, S/N, Km 58,2, Bairro Taboão, no município de São Roque, Estado de São Paulo, CEP 18.130-970 – Aos cuidados da Função Compliance, possivelmente utilizando o formulário “Denúncia de Violações” anexado, preenchido em suas partes.

5.4 Exame e avaliação de Denúncias

Os indivíduos envolvidos no processo de whistleblowing têm obrigação de garantir a confidencialidade e segurança das informações recebidas, incluindo a identidade do denunciante. Este último pode ser divulgado com o consentimento do denunciante, ou quando o conhecimento for indispensável para a defesa do denunciante, ou quando a informação for solicitada pelas autoridades judiciais no curso de investigações ou de quaisquer processos instaurados em decorrência da denúncia. São, portanto, previstas medidas disciplinares para quem pratica atos de retaliação ou discriminação, direta ou indireta, contra o denunciante por motivos relacionados, direta ou indiretamente, à denúncia.

Para garantir um processo mais rápido e eficaz, a denúncia deve ser o mais abrangente possível e conter as seguintes informações:

• dados pessoais do denunciante (nome, sobrenome, função na empresa) – opcional;
• dados de contato para maiores informações e atualizações sobre o procedimento – opcional;
• dados pessoais da pessoa denunciada (nome, sobrenome, função na empresa);
• data, local e forma em que os eventos relatados ocorreram;
• eventual documentação que comprove a evolução dos fatos (a ser anexada à denúncia);
• especificação de qualquer interesse relacionado à denúncia do qual o denunciante seja o portador – por conta própria ou de terceiros – ou declaração de que não é o portador – por conta própria ou de terceiros – de qualquer interesse relacionado à denúncia.

A FC não é obrigada a avaliar denúncias que não contenham os elementos especificados acima, podendo – se necessário – solicitar esclarecimentos, os quais o denunciante não poderá negar injustificadamente.

As denúncias anônimas (ex.: sem elementos que permitam a identificação de seu autor, desde que entregues pelos métodos citados, serão levadas em consideração se devidamente circunstanciadas e prestadas com detalhes, ou seja, sejam de fatos emergentes e situações relacionando-os a contextos específicos (por exemplo, indicações de nomes ou qualificações particulares, menção de escritórios, procedimentos ou eventos específicos, etc.).

A FC realiza uma primeira catalogação e avaliação das informações recebidas e, após uma fase preliminar de análise, caso considere a denúncia relevante e/ou fundamentada, irá:

• iniciar a investigação de fiscalização visando a reconstrução pontual dos eventos;
• avaliar a forma de proceder em conjunto com as funções em causa e, se considerar adequado, reportar o assunto à Diretoria ou ao Conselho Administrativo;
• nos casos considerados mais graves, e caso a denúncia relacione-se a Diretores, notificar o Chefe do Departamento de Prevenção à Corrupção e ao Suborno ou ao Conselho de Administração, conforme assunto;
• no decorrer da investigação, avalie a necessidade de contatar o denunciante de forma confidencial para obter mais informações;
• decidir deslocar-se ao local em causa para reconstituição dos fatos, bem como solicitar às estruturas e/ou aos sujeitos competentes quaisquer outros documentos e esclarecimentos do caso.

A FC poderá recorrer a outros colaboradores do Grupo Servizi Italia Brasil bem como a consultores externos, para a realização das atividades supramencionadas.

5.5 Denunciando

Reconstituída a dinâmica dos fatos e concluída a investigação, a FC formalizará um breve relatório de fiscalização e enviará ao Conselho Administrativo.

Para efeitos da avaliação, serão tomadas as medidas adequadas, também através da comunicação às autoridades competentes, de propostas de possíveis ações de prevenção e mitigação de riscos e, se necessário, de procedimento disciplinar destinado a impor sanções adequadas aos responsáveis pelas violações, em total conformidade com as regras, incluindo as regras corporativas, aplicáveis periodicamente.

Caso o denunciante seja corresponsável pelas infrações, deve ser garantido tratamento privilegiado na prestação de medidas disciplinares, em relação aos demais corresponsáveis, de forma compatível com a disciplina aplicável.

A FC verificará se o denunciante não sofrerá conduta retaliatória, discriminatória ou de outra forma injusta em decorrência da denúncia, mesmo que não seja estabelecido que o denunciado seja realmente responsável, sem prejuízo da possibilidade de aplicação de medidas disciplinares contra quem realizou, com dolo ou falta grave, laudos que se revelem infundados.

A FC informa ao denunciante, por e-mail ou outro endereço indicado na denúncia, as diversas etapas e desdobramentos do procedimento e, em especial:

• no recebimento e responsabilização do denunciante;
• na abertura da investigação de inspeção;
• na conclusão da investigação de inspeção;
• no encerramento do processo e na eventual imposição de sanções aos responsáveis pelas violações.

A FC informará a pessoa denunciada se um processo disciplinar for aberto contra ela como resultado de uma denúncia.